Funcionalidades - Acesso

c1- os documentos que serão disponibilizados no sistema, por meio de upload realizado pelo "coordenador do sistema de gestão", será inserido em uma área específica de navegação, conforme o exemplo abaixo:

Manual da Qualidade
Procedimentos
- Procedimentos Operacionais
- Procedimentos de Execução de Serviço
Formulários
- Form
- RACPs
- Histórico de Treinamento
Normas
Outras Legislações Aplicáveis
Documentos em Discussão
Etc

Os títulos dessas áreas são editáveis conforme a necessidade do cliente.

c2- para a inserção dos documentos no sistema por meio do procedimento de upload, por parte do "coordenador do sistema de gestão" , estes podem ter a extensão MS-word, MS-excel, pdf, outros.

Nessa área de upload do documento em questão, o usuário tem a sua disposição os seguintes itens, referentes ao documento:

- natureza do documento (manual, procedimento, formulário, normas, instruções, etc)
- código do documento
- revisão do documento
- título do documento
- data (da aprovação)
- local de origem do arquivo do documento
- grupo de avisados

Obs: esses campos de classificação dos documentos podem ser customizados de acordo com a forma de trabalho e o sistema implantado na empresa, com a possibilidade de se classificar também de acordo com pontos diferenciados de consulta, como matriz e obras, diferenciando o status de consulta por este tipo de natureza, ou outras que se fizerem necessárias.

c3- As consultas aos documentos são permitidas de acordo com o nível de status concedido ao usuário

c4- Os documentos são cadastrados no sistema, o que permite a consulta do histórico dos mesmos, em função do título, data, código, etc

c5- Existe uma seção destinada aos documentos em elaboração, onde é possível ter discussões no sistema entre os usuários envolvidos sobre o documento em questão, até a sua aprovação

c6- O sistema também gera relatórios de acordo com as naturezas especificas dos documentos, inclusive utilizando gráficos

c7- O padrão da interface visual das páginas do sistema são desenvolvidas dentro de um padrão, mas com preservação da identidade visual da empresa cliente

c8- São gerados avisos automáticos de todas as ações do sistema para os grupos de cadastrados desejáveis

c9- O usuário pode utilizar diversos tipos de filtros para fazer a consulta aos documentos, inclusive nos formulários com banco de dados (Relatório de ação preventiva/ melhoria / corretiva) e Histórico de Treinamento.

c10- Possibilidade de bloqueio de cópias e impressões dos arquivos em pdf, por meio de configuração do acrobat nas máquinas de acesso.

2) Características
O sistema AutoDoc funciona em ambiente web, e é acessível por meio de browser internet explorer 5 ou superior (recomendável) ou netscape. O acesso é restrito e hierarquizado por meio de login e senha.

Ambiente : Windows

Plataforma : asp

Servidor: da própria empresa (intranet - web server : MSWindows NT 4 ou superior e IIS com suporte asp) ou servidor comercial (extranet - obs: estes servidores freqüentemente já têm o bd requerido e os componentes no servidor instalados)

Componentes de aspmail e aspupload instalados no servidor

Banco de Dados: preferencialmente SQL server 7 ou superior

Quando da implantação do sistema, um manual de uso do mesmo é disponibilizado, bem como 6 horas de treinamento de equipe de usuários (fora de São Paulo, os custos são por conta do cliente).